Was bedeutet der Digital Workplace?

Erfolgreicher und effektiver arbeiten – am Arbeitsplatz der Zukunft

Der Digital Workplace ist eine zentrale Arbeitsumgebung, die Beschäftigten alle Informationen und Prozesse bereitstellt, die sie für eine erfolgreiche Arbeit brauchen. An diesem Arbeitsplatz der Zukunft können sie ihr Wissen schnell und einfach teilen sowie gegenseitige Unterstützung in Anspruch nehmen. Ganz egal, ob sich die Kollegen am anderen Ende der Stadt oder auf einem anderen Kontinent befinden. Die vielfältigen Möglichkeiten, die der Digital Workplace bereitstellt, gehen weit über das hinaus, was gängige Intranet-Systeme bieten.

 

Integration und Collaboration – die Grundprinzipien des Digital Workplace

Daten aus allen Software-Systemen (zum Beispiel ERP, CRM, BI etc.), die ein Unternehmen bereits einsetzt, werden auf einer zentralen Plattform zusammengebracht. Diese stellt aber nicht nur Informationen und Anwendungen zur Verfügung, sondern fördert auch die standortübergreifende Zusammenarbeit und den Wissensaustausch.

 

Weitere positive Effekte des Digital Workplace

Der freie Fluss von Informationen wirkt sich positiv auf die Agilität und die Innovationskraft moderner Unternehmen aus. Gleichzeitig fördert er das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter, indem die richtigen Informationen an die richtigen Personen zur richtigen Zeit ausgeliefert werden.

Die Vorteile des Digital Workplace

 
  • Flexibel: Ermöglicht orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
  • Sicher: Der Zugang zu Informationen und Prozessen wird sicherer und leichter
  • Unkompliziert: Wissen kann schnell und einfach geteilt werden
  • Hilfreich: Unterstützung und Auskünfte von Kollegen zu erhalten, ist jederzeit möglich
  • Erfolgreich: Effizienzsteigerungen und Wettbewerbsvorteile für die Unternehmen
  • Zielorientiert: Fokus liegt auf den Zielen und weniger auf der Präsenz der Mitarbeiter
  • Ganzheitlich: Alle Software-Systeme befinden sich auf einer Plattform
  • Einfach: Schlankere Workflows durch digitale Transformation
  • Sozial: Engagement und Zufriedenheit der Mitarbeiter werden gefördert

 

Der Digital Workplace ist der Arbeitsplatz der Zukunft!

 
"The Digital Workplace enables new, more effective ways of working, raises employee engagement and agility and exploits consumer-oriented styles and technologies."

Gartner, Inc.

Die Funktionen des Digital Workplace

Mobility

Mobilität

Mobilität und Flexibilität stehen im Mittelpunkt

Eine Vielzahl von Mitarbeitern kann (und wird) zukünftig das definierte Arbeitspensum in dynamischen Umgebungen leisten. Ganz egal ob im Büro, im Home-Office oder im Zug auf Geschäftsreise. Darüber hinaus entscheiden Arbeitnehmer immer selbstständiger, welche Geräte hierfür genutzt werden und wie oder wo sie Ihre Arbeitskraft bereitstellen möchten. Dafür müssen sie zeit- und ortsunabhängig auf alle benötigten Daten zugreifen können. Der Digital Workplace als zentrale Plattform unterstützt diese flexible Arbeitsweise.

 

Die neue ganzheitliche Sicht auf den Arbeitsplatz

Die moderne Arbeitswelt kennt bereits einige Ansätze des Digital Workplace, z.B. Home-Office und das Prinzip des „BYOD“ (bring your own device). Doch der Arbeitsplatz der Zukunft geht auch in Bezug auf die Mobilität einen Schritt weiter. Durch die Zentralisierung der Informationen wird der Arbeitsalltag erheblich einfacher und flexibler. Neben der technologischen Basis ist dabei eine ganzheitliche Sicht auf den Arbeitsplatz wichtig. Diese stellt dem Mitarbeiter frei, wo und wann er arbeitet. Das Ergebnis der Arbeit steht im Fokus und nicht etwa die physische Präsenz des Arbeitnehmers.

 

Zufriedener und motivierter arbeiten

Durch die individuellere Arbeitsweise wird mit einem Digital Workplace auch die Mitarbeiterzufriedenheit gefördert und die Motivation gesteigert: Arbeit findet zukünftig da statt, wo Menschen sich wohl fühlen und produktiv sind. Für Unternehmen bedeutet dies Effizienzsteigerungen sowie Vorteile im Wettbewerb um die vielversprechendsten Talente.

Datenintegration

Datenintegration

Datenintegration als Grundvoraussetzung

Das Ideal des Digital Workplace ist eine zentrale Informations- und Arbeitsplattform. Um dies zu erreichen, müssen Daten aus verschiedenen eingesetzten Software-Systemen integriert werden können. Heute verfügbare Connectoren ermöglichen die Datenintegration in einem erstaunlich überschaubaren Aufwand.

 

Alle Funktionen an einer Stelle

So lassen sich zum Beispiel Informationen aus einem Warenwirtschafts-System (ERP) wie SAP in die Web-Oberfläche des Digital Workplace integrieren. Für die berechtigten Nutzer sind sie jederzeit und an jedem Ort verfügbar. Daten können hier nicht nur angezeigt und bearbeitet, sondern natürlich auch mit den verknüpften Programmen synchronisiert werden. Auf der Benutzeroberfläche des Digital Workplace finden die Beschäftigten alle Funktionen an einer Stelle. Umständliches Wechseln in die einzelnen Fachanwendungen entfällt.

 

Komplexität im System – aufgeräumte Oberfläche für den Benutzer

Connectoren sorgen für den Datentransfer und bringen die einzelnen Fachapplikationen zusammen. Die Architektur des Digital Workplace wird so zur Schnittstelle zwischen verschiedenen Programmen. Das Ergebnis ist eine hohe Interoperabilität heterogener Systeme. Für die Endanwender wird diese Komplexität geschickt verborgen. Sie finden eine optimale Arbeitsumgebung vor: Das aufgeräumte Front-End wirkt wie aus einem Guss und erlaubt den Zugriff auf alle benötigten Informationen und Prozesse.

Prozessoptimierung

Prozess-
optimierung

Schneller arbeiten durch Prozessoptimierung

Die übersichtliche Struktur des Digital Workplace beschleunigt die Arbeit. Die langwierige Suche nach benötigten Dokumenten und Dateien entfällt. Arbeitsabläufe laufen leichter ab und können teilweise automatisiert werden.

 

Klar definierte Workflows erleichtern den Arbeitsablauf

Mit dem Digital Workplace verlaufen Geschäftsprozesse nach klar definierten Workflows. Viele Aufgaben können dabei direkt aus dem persönlichen Dashboard der Mitarbeiter heraus erledigt werden. So lassen sich etwa Freigabeprozesse oder Reservierungen mit wenigen Mausklicks erledigen – papierlos und schnell. Und durch automatische Erinnerungen werden keine wichtigen Aufgaben mehr vergessen. Gerade was die Prozessoptimierung angeht, leistet der Arbeitsplatz der Zukunft deutlich mehr als ein klassisches Intranet.

 

Kosten sparen durch Standardisierung der Prozesse

Ganz egal an welchem Unternehmensstandort gearbeitet wird: Prozesse laufen am Digital Workplace unternehmensweit standardisiert, schnell und fehlerfrei ab. Gerade bei regelmäßig anfallenden Aufgaben kann extrem viel Zeit und damit bares Geld gespart werden.

Applikationen

Applikationen

Applikationen: Individuell wie ein Fingerabdruck

Durch zusätzliche Anwendungen, auch Applikationen genannt, kann der Digital Workplace beliebig erweitert und angepasst werden. Somit entscheidet jedes Unternehmen individuell, welche Funktionen für den Arbeitsalltag benötigt werden. Das können sowohl vorgefertigte Plugins als auch selbst entworfene Applikationen sein.

 

Vom Urlaubsantrag bis zur Feedback-Funktion

Die Möglichkeiten dieser Applikationen reichen von der einfachen Bearbeitung von Urlaubs- oder Reisekostenanträgen bis hin zum Projektmanagement. Die einzelnen Anwendungen sind jeweils mit der Social-Komponente des digitalen Arbeitsplatzes verknüpft. So können Aufgaben direkt kommentiert werden, und Mitarbeiter können Feedback zu Ideen oder Beiträgen geben.

 

Individuelle Dashboards für jeden Mitarbeiter

Durch den Einsatz von Applikationen in einem Digital Workplace entsteht eine personalisierte und individuell anpassbare Plattform. Jeder Beschäftigte erhält sein ganz persönliches Dashboard, auf dem er sich schnell und einfach zurechtfindet. Durch ein rollenbasierendes Benutzermanagement sieht jeder Mitarbeiter nur die Anwendungen und Dokumente, für die er das entsprechende Lese- bzw. Schreibrecht besitzt. So hat er auf seiner individuellen Ansicht nur die für ihn relevanten Informationen. Das steigert die Sicherheit, erhöht die Usability und bringt zeitnahe Produktivitätssteigerungen.

Social Collaboration

Social Collaboration

Social Collaboration: Vereinfachung der vernetzten Zusammenarbeit

Die enorme Anzahl der täglichen E-Mails gilt heute als das größte Problem der internen Kommunikation. Der Digital Workplace vereinfacht auch diesen Bereich: Denn er verfügt über Social Media-Elemente, die den sozialen Netzwerken aus dem Privatleben sehr ähnlich sind. Im Zentrum steht dabei die Zusammenarbeit von Menschen in Teams, Projekten oder Gruppen im virtuellen Raum. Dort teilen sie Dokumente, tauschen Wissen aus und erarbeiten gemeinsam Lösungen – und zwar über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.

 

Activity Stream: Steuerung des Informationsflusses in Unternehmen

Social Collaboration sorgt für eine übersichtliche Gestaltung und Organisation der Kommunikation – je nach strategischer Ausrichtung unter den Mitarbeitern (als Social Intranet) oder sogar mit Partnern und Kunden (als Social Extranet). Mitarbeiter können zum Beispiel Fragen stellen, die jeweiligen Experten im Unternehmen antworten darauf. So dient der sogenannte Activity Stream als lebendiger Wissensaustausch. Hier können auch Dokumente mit den berechtigten Kollegen geteilt werden und sind dadurch leicht zugänglich und auffindbar.

 

Wandel der Unternehmenskultur

Bei diesem Aspekt des Digital Workplace geht es jedoch nicht nur um die technische Plattform, auf der die Zusammenarbeit stattfindet. Ein Wandel der Unternehmenskultur wird durch den Einsatz der Software gleichzeitig begünstigt, aber auch erfordert. Das moderne Unternehmen als Social Business setzt auf die Bildung von Netzwerken, Wissensaustausch und die Förderung von Innovationen.

Der Weg zum Digital Workplace

  • Schritt 1Kontext der Digitalisierung verstehen

    Finden Sie heraus, welche konkreten Anforderungen Ihre Mitarbeiter haben. Denn oberstes Ziel sollte sein, ihnen die bestmögliche digitale Arbeitsumgebung zu bieten. So profitieren Sie von Effizienzsteigerungen! Am Anfang steht die Phase der Reflexion: Prüfen Sie, welche Prozesse sinnvoll sind und welche verbessert werden müssen. Was analog nicht funktioniert, wird digital nicht automatisch besser. Es hilft also nicht, einfach sämtliche Abläufe zu digitalisieren, wenn der Prozess an sich bereits problematisch ist.
  • Schritt 2Der benutzerorientierte Arbeitsplatz

    Es ist wichtig, die Rollen und Funktionen der Benutzer zu verstehen, bevor ein System eingeführt wird. Durch Beobachtungen und Befragungen können Sie Schlüsse über das User-Verhalten ziehen und mögliche Hindernisse erfassen. So erkennen Sie auch, wo Verbesserungsbedarf besteht und welche Informationen für den Arbeitsplatz der Zukunft gebraucht werden.
  • Schritt 3Roadmap der Digitalen Transformation

    Entwickeln Sie eine Roadmap. Diese sollte die Budget-Bedingungen ebenso enthalten wie eine Erläuterung des Gesamtansatzes. Im Zentrum steht der Einführungsplan, in dem Sie die Schritte bis zum Abschluss des Projekts festlegen. Außerdem sollte der Plan die einhergehende Kommunikations-Strategie berücksichtigen. So erhalten Sie die Unterstützung des Managements für das Projekt Digital Workplace.
  • Schritt 4Projektplan und Beta-Tests

    Die Roadmap ist Ihr Plan für die Erprobung Ihrer Ideen. Gehen Sie auf Feedback ein und arbeiten Sie dieses in den Projektplan ein. In diesem Schritt testen Sie Ihren Digital Workplace mit einer Gruppe von Beta-Testern oder indem zunächst nur bestimmte Abteilungen damit arbeiten. Dadurch werden genauere Anforderungen deutlich und Sie haben die Gelegenheit für Anpassungen. Leiten Sie das Feedback auch an die beteiligten Stakeholder weiter.
  • Schritt 5Rollout und Support

    Nachdem Sie die Rückmeldungen von Mitarbeitern eingearbeitet und die Plattform verfeinert haben, sind Sie bereit für den unternehmensweiten Rollout. Erstellen Sie einen Rollout- und Kommunikations-Plan. Damit läuft die Einführung reibungslos ab und die Mitarbeiter nehmen die neue Plattform gut an. Gerade zu Beginn müssen Sie gut verfügbare Support-Leistungen anbieten, um die User an den Digital Workplace heranzuführen.

Der Digital Workplace ist Ihre Schaltzentrale

Die Digitale Transformation der Geschäftswelt schreitet unaufhörlich voran. Um von den Vorteilen zu profitieren, brauchen Betriebe Lösungen, die sie leicht einführen und flexibel an den eigenen Bedarf anpassen können.

 

Die Portalsoftware – der einfache Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft

Der Digital Workplace kann mit einer Portalsoftware, wie zum Beispiel Intrexx abgebildet werden. Mit dieser Portalsoftware erstellen Sie Ihren Digital Workplace so leicht wie mit keiner anderen Lösung. Egal, ob Sie Social Media Funktionen oder eine Dokumentenverwaltung brauchen – Sie wählen einfach die gewünschten Funktionen aus und fügen sie im Portal zusammen. Vernetzen Sie beliebige Drittsysteme und stellen Sie jedem Mitarbeiter ein personalisiertes Dashboard zur Verfügung.

 

Unterstützung vom Profi: Einführung eines Digital Workplace

Möchten auch Sie vom Arbeitsplatz der Zukunft profitieren? Das weltweite Netzwerk von Intrexx Partnern unterstützt Sie mit Beratung und Service vor Ort. So gelingt die Einführung garantiert.

 
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