Co znamená Digital Workplace?

Digital Workplace je digitální pracovní prostředí, které zaměstnancům poskytuje veškeré informace a procesy, které potřebují pro úspěšnou práci. Zde se mohou rychle a jednoduše podělit o své vědomosti, stejně jako využívat vzájemnou podporu ostatních spolupracovníků. A je úplně jedno, jestli se kolegové nachází na druhé straně města nebo na jiném kontinentu. Komplexnost možností, které poskytuje Digital Workplace, daleko převyšuje to, co nabízí dosavadní intranetové systémy.

Integrace a spolupráce – základní principy Digital Workplace

Data ze všech softwarových systémů (například ERP, CRM, BI atd.), které již firma využívá, budou sloučena do centrální platformy. Ta ale nedává k dispozici jen informace a aplikace, ale také čerpá z výhody vzájemné spolupráce mimo pracoviště a snadné výměny znalostí.


Další pozitivní efekty Digital Workplace

Volný tok informací má pozitivní vliv na agilitu a inovační sílu moderní firmy. Zároveň zvyšuje angažovanost a spokojenost zaměstnanců, protože správné informace jsou dodávány správným osobám a to ve správný čas.

Výhody Digital Workplace

  • flexibilita: umožňuje práci nezávislou na místě a čase
  • jistota: přístup k informacím a procesům je jistější a lehčí
  • jednoduchost: znalosti lze sdílet rychle a jednoduše
  • pomoc: v jakékoliv chvíli je možné dostat podporu a informace od kolegů
  • úspěšnost: zvyšování efektivity a soutěžní výhody firmy
  • orientace na cíl: ohnisko leží na cílech a méně na přítomnosti zaměstnanců
  • komplexnost: všechny softwarové systémy se nachází na jedné platformě
  • jednoduchost: užší pracovní postupy díky digitální přeměně
  • sociálnost: je podporována angažovanost a spokojenost zaměstnanců

Digital Workplace je pracovní místo budoucnosti!

„Digital Workplace umožňuje nové a efektivnější způsoby práce, zvyšuje zapojení zaměstnanců a jejich agilitu, a navíc využívá styly a technologie zaměřené na spotřebitele.“

Gartner, Inc.

Mobilita

V centru dění jsou mobilita a flexibilita
Velký počet zaměstnanců může (a bude) vykonávat svoji přidělenou práci v dynamickém prostředí. Nezáleží na tom, jestli jsou v kanceláři, doma nebo na služební cestě ve vlaku. Navíc se budou sami zaměstnanci vždy samostatněji rozhodovat, jaké nástroje budou používat a jak a kde budou chtít poskytovat svou pracovní sílu. Proto musí mít nezávisle na čase a místě přístup ke všem nutným datům a informacím. Digital Workplace jako centrální platforma všechny tyto flexibilní pracovní způsoby podporuje.


Nový komplexní pohled na pracovní místo
Moderní svět práce již zná některé formulace Digital Workplace, například home-office a princip „BYOD“ (bring your own device). Ale Digital Workplace jde dál také ve vztahu k mobilitě. Díky centralizaci informací je pracovní den podstatně jednodušší a flexibilnější. Stejně jako technologický základ je přitom důležitý i celistvý pohled na pracoviště. Toto zaměstnanci nabízí volbu, kde a kdy má pracovat. V popředí stojí výsledek práce, nikoliv pouze fyzická přítomnost zaměstnance na pracovišti.


Pracovat spokojeněji a motivovaněji
Díky individuálnímu způsobu práce je s Digital Workplace podporována také větší spokojenost zaměstnanců a je zvyšována jejich motivace: práce se do budoucna bude dělat tam, kde se lidé cítí dobře a kde jsou produktivní. Pro firmu to znamená zvyšování efektivity stejně tak i lepší pozici v hledáčku talentových pracovníků na trhu práce.

Integrace dat

Integrace dat jako základní předpoklad
Ideálem Digital Workplace má být centrální informační a pracovní platforma. K dosažení tohoto cíle musí být možné integrovat data z různých aplikovaných softwarových systémů. Dnes dostupné konektory tuto integraci dat umožňují.


Všechny funkce na jednom místě
Tak se dají například integrovat informace z ERP systému, jako je například SAP, do webového rozhraní Digital Workplace. To znamená, že informace je k dispozici všem oprávněným uživatelům kdykoliv a kdekoliv. Data se tu nejen zobrazí a zpracují, ale samozřejmě se synchronizují s propojenými programy. Na uživatelském rozhraní Digital Workplace najdou zaměstnanci všechny funkce na jednom místě. V důsledku toho nemusí neustále přepínat mezi jednotlivými specializovanými aplikacemi.


Komplexnost v systému – uspořádané rozhraní pro uživatele
Konektory se starají o přenos dat a shromažďují jednotlivé odborné aplikace. Architektura Digital Workplace se stává rozhraním mezi různými programy. Výsledkem je vysoká interní operabilita heterogenních systémů. Pro koncové uživatele je tato komplexnost důmyslně skryta. Přichází tak na optimální pracovní prostředí: front-end funguje bez problémů a usnadňuje přístup ke všem potřebným informacím a procesům.

Optimalizace procesu

Pracovat rychleji díky optimalizaci procesu
Přehledná struktura Digital Workplace zrychluje práci. Odpadá zdlouhavé hledání požadovaných dokumentů a dat. Chod práce probíhá snáz a dá se částečně automatizovat.


Jasně definované pracovní postupy (Workflows) zjednodušují chod práce
Díky Digital Workplace probíhají obchodní procesy podle jasně definovaných pracovních postupů. Mnoho úkolů se dá vyřešit přímo z pracovní plochy zaměstnance. Tak se dají pomocí několika málo kliknutí myší vyřídit schvalovací procesy nebo rezervace – bez papírování a rychle. A díky automatickému zapamatování nemizí žádné důležité úkoly. Zejména v oblasti optimalizace procesů nabízí Digital Workplace mnohem více než klasický intranet.


Náklady se šetří díky standardizaci procesu
Je jedno, na jakém firemním pracovišti se pracuje: procesy probíhají na Digital Workplace standardizovaně, rychle a bezchybně. Zejména při pravidelně konaných úkolech se dá ušetřit mnoho času a tím také peněz.

Aplikace

Aplikace: individuální jako otisk prstu
Používáním aplikací se dá Digital Workplace libovolně rozšiřovat a přizpůsobovat. Tak se každý podnik může individuálně rozhodnout, jaké funkce jsou potřebné pro každodenní práci zaměstnanců a ty pak vytvořit. Ready-made pluginy nebo individuálně navržené aplikace poskytují přesně odpovídající požadované funkce.


Od žádosti o dovolenou až k rychlé zpětné vazbě
Možnosti těchto aplikací sahají od jednoduchého zpracování žádostí o dovolenou nebo proplacení cestovních nákladů až po projektový management. Jednotlivé aplikace jsou propojené se sociální složkou Digital Workplace. Tak se dají přímo komentovat úkoly a zaměstnanci mohou poskytnout zpětnou vazbu k nápadům nebo příspěvkům.


Individuální pracovní nástěnka pro každého zaměstnance
Díky použití aplikací v Digital Workplace vzniká personalizovaná platforma. Každý zaměstnanec je vybaven osobní pracovní nástěnkou, ve které se může rychle a snadno vyznat. Díky správě uživatelů na základě rolí, vidí každý zaměstnanec jen ty aplikace a dokumenty, ke kterým má příslušné právo na čtení nebo psaní. Tak má podle svého individuálního pohledu relevantní informace jen pro sebe. A to zvyšuje bezpečnost, použitelnost a produktivitu.

Sociální spolupráce

Sociální spolupráce: zjednodušení spolupráce na síti
Enormní počet e-mailů, které denně dorazí, se považuje dnes za největší problém interní komunikace. Digital Workplace zjednodušuje také tuto oblast: protože disponuje prvky sociálních médií, která jsou podobná sociálním sítím z osobního života. Jádrem je spolupráce lidí v týmech, projektech nebo skupinách ve virtuálním prostoru. Zde mohou sdílet dokumenty, vyměňovat si znalosti a vymýšlet společná řešení – a to napříč odděleními.


Activity Stream: řízení informačních toků v podniku
Sociální spolupráce se stará o organizaci a přehledné uspořádání komunikace, jasné řízení úkolů a pracovní činnosti. Sociální síť se může zaměřit na pracovníky (jako sociální intranet) nebo dokonce na partnery a zákazníky (jako sociální extranet). Zaměstnanci tak můžou například klást otázky, které jsou následně zodpovězeny příslušnými odborníky ve firmě. Výhodou této činnosti je fakt, že důležitou odpověď obdrží jak tazatel, tak jí mohou vidět i ostatní zaměstnanci společnosti a snáze tak šířit důležité informace snadnou cestou. Zároveň se zde mohou sdílet dokumenty s kolegy, které jsou tak snadno přístupné a lehce dohledatelné.


Změna firemní kultury
V tomto aspektu Digital Workplace však nejde jen o změnu technické platformy, na které probíhá spolupráce, ale o celkovou změnu firemní kultury. A to jednak z pohledu nutnosti přítomnosti zaměstnance na pracovišti (home office / služební cesty), tak i změn v zavedených procesech a postupech schvalování. Digitální prostředí zde přehledně odbourává běžně vedenou papírovou evidenci a zpřístupňuje informace digitální cestou. Proto je výkon zaměstnanců souměrný bez ohledu na jejich aktuální lokaci. Zastaralé schvalovací procesy tím dostanou nový a svěží vítr.

5 kroků k Digital Workplace

  • Krok 1Rozumět kontextu digitalizace

    Zjistěte, jaké konkrétní požadavky mají vaši zaměstnanci. Protože nejvyšší cíl by měl být nabídnout jim to nejlepší možné digitální pracovní prostředí. To Vám umožní skutečně těžit ze zvyšování efektivnosti! Na začátku je fáze reflexe: vyzkoušejte, jaké procesy jsou užitečné a které je třeba zlepšit. Co analogově nefunguje, nebude digitálně automaticky lepší. Nepomůže tedy jednoduše digitalizovat veškeré chody, když je proces sám od sebe problematický.
  • Krok 2Pracoviště orientované na uživatele

    Je důležité pochopit role a funkce uživatelů před zavedením systému. Prostřednictvím pozorování a otázkami můžete vyvodit závěry uživatelského chování a rozpoznat případné problémy. Tímto způsobem můžete také rozpoznat, kde existuje prostor pro zlepšení a které informace jsou skutečně zapotřebí.
  • Krok 3Plán digitální transformace

    Vypracujte plán. Měl by obsahovat nejen rozpočtové podmínky, ale i vysvětlení celkového postupu. Zaváděcí plán ve kterém si určíte kroky potřebné k dosažení projektu. Kromě toho by měl plán zohlednit doprovodnou komunikační strategii. To Vám pomůže získat podporu managementu pro projekt Digital Workplace.
  • Krok 4Projektový plán a beta-testy

    Projektový plán je příležitostí k otestování vašich nápadů. Přistupte na zpětnou vazbu a zapracujte ji do projektového plánu. V tomto kroku můžete otestovat váš Digital Workplace ve skupině beta-testovaných nebo tak, že s ním budou pracovat nejdříve jen určitá oddělení. Tím budou požadavky jasnější a vy budete mít možnost provést úpravy.
  • Krok 5Uvedení a podpora

    Jakmile zpracujete zpětnou vazbu od zaměstnanců a zlepšíte platformu, jste připraveni na implementaci Digital Workplace v celé firmě. Sestavte zaváděcí a komunikační plán. Tím bude zavádění hladké a zaměstnanci novou platformu lépe přijmou. Právě na začátku je důležité nabídnout dobře zpracovanou a snadno dostupnou podporu, abyste uživatele snadno převedli na Digital Workplace.

Digital Workplace je Vaše ústředna

Digitální transformace v obchodním světě kráčí nepřetržitě dopředu. Abyste profitovali z výhod, potřebují podniky řešení, která se dají snadno zavádět a flexibilně přizpůsobit vlastním potřebám.

Portalsoftware – jednoduchá cesta k pracovišti budoucnosti

Digital Workplace lze modelovat pomocí portálového softwaru, jako je například Intrexx. S tímto portálovým softwarem můžete vytvořit Digital Workplace tak snadno jako s žádným jiným řešením. Je jedno, jestli potřebujete funkce sociálních médií nebo správu dokumentů – prostě si vyberete požadované funkce a sestavíte je v portálu. Propojte všechny systémy třetích stran a každému zaměstnanci dejte k dispozici jeho osobní nástěnku.

Zavádění Digital Workplace s podporou profesionálů

Chcete profitovat z Digital Workplace? Po celém světě rozšířená síť Intrexx Partner Vám nabízí poradenství i servis v místě sídla Vaší firmy. Tak se zavádění zaručeně vydaří.

xdocumenthouse