Mikä on Digital Workplace?

Digital Workplace on digitaalinen työympäristö, josta työntekijät löytävät tarvitsemansa informaation ja prosessit työskennelläkseen tehokkaasti. He kykenevät myös jakamaan tietojaan sekä pyytämään kollegoiltaan apua nopeasti ja vaivattomasti.

 

Integroitavuus ja yhteensopivuus ovat Digital Workplacen perusperiaatteita: kaikista yhteen sovitetuista järjestelmistä (esim. ERP, CRM, BI jne.) koottu data tuodaan yhteen sovellusalustaan. Rakenne edesauttaa tiedonjakamista ja työkalujen hyödyntämistä sekä edistää yhteistyön tekemistä.

 

Vapaa tiedonjako Digitaalisessa Workplacessa lisää työn joustavuutta ja luo innovatiivisuutta. Samaan aikaan se myös edistää työntekijöiden sitoutumista ja työtyytyväisyyttä, kun oikea tieto on oikeille ihmisille oikeaan aikaan tarjolla.

Mitkä ovat Digital Workplacen hyödyt?

 
  • Ajasta ja paikasta riippumaton työskentely
  • Yksinkertainen ja tietoturvallinen pääsy tarvittaviin tietoihin ja prosesseihin
  • Tiedonjako nopeasti ja vaivattomasti
  • Pyydä tarvitsemasi tiedot ja apua kollegoiltasi
  • Fokus päämäärien saavuttamiseen, ei työntekijöiden läsnäoloon
  • Kaikki järjestelmät samassa käyttöliittymässä
  • Yksinkertaista monimuotoisia toimintoja hyödyntämällä digitaalisuutta
  • Edesauta työntekijöiden sitoutumista sekä työtyytyväisyyttä

 

Digital Workplace on tulevaisuuden työpiste!

 
"Digital Workplace mahdollistaa uudet, tehokkaammat työskentelytavat, lisää työntekijöiden sitoutumista ja ketteryyttä sekä käyttää asiakaslähtöisiä työskentelytapoja ja teknologioita."

Gartner, Inc.

Digital Workplacen ominaisuudet

Mobility

Liikkuvuus

Liikkuvuus ja joustavuus ovat Digital Workplacen ydin. Suuri määrä työntekijöistä kykenee (ja tulee) työskentelemään dynaamisessa ympäristöissä. Ei ole väliä, ovatko he toimistolla, kotona tai työmatkalla. Työntekijöillä on yhä enemmän sananvaltaa siihen, millä laitteilla ja missä olosuhteissa he työnsä hoitavat. Tämän vuoksi heidän on päästävä tarvitsemaansa dataan käsiksi ajasta ja paikasta riippumatta. Digital Workplace sovellusalustana takaa sen.

Kotitoimisto ja BYOD:n käsite (Bring Your Own Device) pyrkivät Digital Workplacen ideaan, mutta Digital Workplace menee vielä pidemmälle. Päivittäinen työskentely helpottuu ja muuttuu joustavammaksi. Aivan kuten teknologinen pohja, myös kokonaisvaltainen kuva työpisteestä on tärkeä. Työntekijät voivat valita, missä ja milloin he työskentelevät. Työn tuloksilla on väliä, ei työntekijän fyysisellä läsnäololla. Tästä johtuen Digital Workplacen ansiosta työntekijöiden motivaatio kasvaa: työ sijaitsee siellä, missä työntekijä kokee olonsa mukavaksi ja tuotteliaaksi.

Yrityksille tämä antaa lisätehoja ja parantaa uusien lupaavien kykyjen saatavuutta.

Datenintegration

Dataintegraatiot

Digital Workplacen idea on olla tiedon ja työskentelyn sovellusalusta. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi datan kerääminen erilaisista ohjelmistoista on mahdollistettava. Tarjoamamme laajat rajapintaratkaisut mahdollistavat erilaiset liitännät yllättävän vaivattomasti.

Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tieto varastonhallintajärjestelmästä (ERP), kuten SAP-järjestelmästä voidaan tuoda Digital Workplacen verkkonäkymään. Integraation ansiosta tieto on kaikkien valtuutettujen käyttäjien saatavilla kaikkialla ja kaiken aikaa. Data ei ole vain tarkasteltavissa vaan myös muokattavissa ja tallennettavissa alkuperäisiin järjestelmiin. Työntekijät löytävät kaikki tarvitsemansa toiminnot yhdestä paikasta, Digital Workplacen käyttöliittymästä. Tämän seurauksena heidän ei tarvitse vaihdella vaivalloisesti eri sovellusten välillä.

Sen lisäksi rajapintaratkaisumme kokoavat sovellukset yhteen. Digital Workplacesta tulee useiden ohjelmien yhteinen käyttöliittymä. Integraatioiden monimutkaisuus on kätketty loppukäyttäjiltä. Heille tarjotaan vain optimaalinen työskentelytila: käyttöliittymä tarjoaa pääsyn kaikkiin tarvittaviin tietoihin ja prosesseihin.

Prozessoptimierung

Prosessien
tehostaminen

Digital Workplacen selkeä rakenne nopeuttaa työntekoa. Pitkäveteinen dokumenttien ja tiedostojen etsiminen on historiaa. Työskentelyprosesseja voidaan näin jossain määrin helpottaa ja automatisoida.

Liiketoiminnan prosessit juoksevat selkeästi määriteltyjen toimintoketjujen mukaisesti. Tästä johtuen monet työtehtävät voidaan toteuttaa suoraan työntekijän henkilökohtaisessa työtilassa. Tämä tarkoittaa sitä, että hyväksymisprosessit sekä varaukset voidaan hoitaa muutamalla klikkauksella – nopeasti ilman paperia. Ja automaattisten muistutusten ansiosta tärkeitä tehtäviä ei enää unohdeta. Etenkin prosessien tehostamisen saralla Digital Workplace tarjoaa paljon enemmän kuin vain klassisen intranetin.

Digital Workplacessa prosesseja hallinnoidaan koko yrityksen kattavilla standardoiduilla toimintatavoilla – nopeasti ja virheettömästi. Etenkin säännöllisesti toistuvissa tehtävissä voidaan näin säätää paljon aikaa ja rahaa.

Applikationen

Sovellukset

Yksilöllinen kuin sormenjälki

Sovelluksia hyödyntämällä Digital Workplace on laajennettavissa ja muokattavissa toiveidesi mukaan. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen yritys voi yksilöllisesti päättää, mitkä toiminnot ovat heille tarpeellisia ja luoda siten päivittäiseen työhön sopivan kokonaisuuden. Valmiit liitännäiset ja yksilöllisesti suunnitellut sovellukset tarjoavat kaikki tarvitsemasi toiminnot.

Mahdollisuudet laajenevat yksinkertaisista loma-anomuksista ja matkalaskujen käsittelystä kokonaisvaltaiseen projektihallintaan. Sovellukset on kytketty Digital Workplacen sosiaalisiin komponentteihin, minkä ansiosta työtehtäviä voi suoraan kommentoida ja työntekijät voivat saada palautetta ideoistaan tai päivityksistään.

Sovelluksia hyödyntämällä Digital Workplacesta syntyy henkilökohtaisesti ja yksilöllisesti suunniteltu sovellusalusta. Jokaiselle työntekijälle tarjotaan henkilökohtainen käyttöliittymä, jonka he voivat helposti ja nopeasti viimeistellä. Roolipohjaisen käyttäjähallinnan ansiosta jokainen työntekijä näkee vain sellaiset sovellukset ja dokumentit, joihin hänellä on luku- ja muokkausoikeus. Tämän seurauksena työntekijät näkevät yksilöllisessä näkymässään vain heille relevanttia informaatiota. Tämä ominaisuus lisää tietoturvaa, parantaa käytettävyyttä ja kasvattaa näin tuottavuutta lyhyellä aikavälillä.

Social Collaboration

Sosiaalinen yhteistyö

Monet työntekijät kokevat päivittäisen sähköpostitulvan suurimmaksi sisäisen viestinnän ongelmaksi. Digital Workplace yksinkertaistaa huomattavasti yrityksen sisäistä viestintää. Se tarjoaa vastaavanlaisia sosiaalisen median elementtejä, joita käytät yksityiselämässäsi. Digital Workplace tarjoaa tiimeissä tai ryhmissä työskentelevien henkilöiden yhteisen virtuaalisen työskentelytilan, jossa he voivat jakaa dokumentteja tai tietoa ja etsiä ratkaisuja ongelmiin yhdessä. Ja kaikki tämä on käytettävissä sijaintiin katsomatta.

Sosiaalinen yhteistyö varmistaa, että viestintä on rakennettu ja organisoitu selkeästi – strategiasta riippuen joko työntekijöiden välillä (kuten sosiaalinen intranet) tai jopa yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa (kuten sosiaalinen ekstranet). Työntekijä voi esimerkiksi kysyä kysymyksiä, joihin vastaavat yrityksen arvostetut asiantuntijat. Tällä tavoin uutisvirta muuttuu eläväksi tiedonhallinnaksi. Dokumentteja voi myös jakaa valtuutetuille kollegoille, jolloin niiden löytäminen ja tarkasteleminen helpottuu.

Tämä Digital Workplacen muoto ei kuitenkaan käsitä vain teknistä käyttöliittymää yhteistyön alustana. Ohjelmistoa käyttämällä yrityskulttuuri muuttuu. Sosiaalisena toimijana moderni yritys rakentuu etabloituneiden verkostojen varaan jakaen tietoa ja kannustaen siten innovaatioihin.

Digital Workplacen vaiheet

  • Vaihe 1Ymmärrä digitalisaation konteksti

    Selvitä, mitä erityisiä vaatimuksia työntekijöilläsi on. Päämääränämme on tarjota heille paras mahdollinen digitaalinen työskentely-ympäristö. Vain siten voit hyötyä työtehon kasvusta. Pohdintavaihe on hyvä alku: arvioi, mitkä prosessit ovat hyödyllisiä ja mitä pitää parantaa. Mikäli jokin ei toimi analogisesti, se ei automaattisesti muutu digitalisoimalla paremmaksi. Prosessien digitalisominen ei auta, mikäli ongelma on prosessissa itsessään.
  • Vaihe 2Käyttäjälähtöinen työpiste

    On tärkeää ymmärtää käyttäjien roolit ja toiminnot ennen järjestelmän esittelemistä. Tarkkailemalla ja kyselemällä voit vetää johtopäätöksiä loppukäyttäjien käyttäytymisestä ja löytää mahdollisia ongelmia. Tällä tavoin löydät myös kehityskohdat ja huomaat, mikä tieto on tarpeellista.
  • Vaihe 3Suunnitelma digitaaliseen muutokseen

    Laadi suunnitelma, joka käsittää yhtälailla budjetin kuin myös koko muutostyön selvityksen. Käyttöönottosuunnitelma on tässä keskeinen: määrittele, mitä vaiheita projektin loppuun vieminen vaatii. Suunnitelman tulee ottaa huomioon myös voimassa oleva viestintästrategia. Tämä auttaa sinua saamaan projektin läpiviemiseen tarvittavan tuen myös yrityksen johdolta.
  • Vaihe 4Projektisuunnitelma ja beta-testaus

    Suunnitelma on pohja ideoidesi testaamiselle. Vastaa palautteisiin ja sulauta ne osaksi projektisuunnitelmaasi. Testaa Digital Workplaceasi ryhmällä beta-testaajia tai yhdellä tarkkaan valitulla osastolla ensi alkuun. Näin saat selkeämpiä parannusehdotuksia ja kykenet tekemään tarvittavia muutoksia. Sinun kannattaa välittää saamasi palaute myös projektiin osallistuville osakkeenomistajille.
  • Vaihe 5Julkaisu ja tuotetuki

    Sen jälkeen, kun olet kerännyt yhteen työntekijöiden palautteet ja hienosäätänyt sovellusalustan, olet valmiina julkistamaan sen koko yrityksen käyttöön. Luo julkaisu- ja viestintäsuunnitelma. Tällä tavoin käyttöönotto sujuu jouhevasti ja työntekijät ottavat uuden sovellusalustan ilolla vastaan. Etenkin alkuvaiheessa sinun on tarjottava matalan kynnyksen tuotetukea, jotta käyttäjät saadaan perehdytettyä Digitaaliseen Workplaceen.

Digital Workplace on valvontakeskuksesi

Businessmaailman digitaaliset muutokset kiihtyvät jatkuvasti. Saadakseen niistä kaikken irti, yritykset tarvitsevat ratkaisuja, jotka he voivat ottaa helposti käyttöön ja joita he voivat muokata joustavasti tarpeidensa mukaan.

Digital Workplace voidaan rakentaa esimerkiksi Intrexxin kaltaisella portaalisovelluksella. Intrexxillä luot Digital Workplacesi helpommin kuin millään muulla portaalisovelluksella. Ei ole väliä, tarvitsetko sosiaalisen median ominaisuuksia vai dokumenttien hallintajärjestelmää – Intrexxissä valitset toiminnot ja sulautat ne yhteen portaalissa. Yhdistä Digital Workplacesi minkä tahansa kolmannen osapuolen ohjelmiston kanssa ja tarjoa jokaiselle työntekijällesi yksilöllinen käyttöliittymä.

 

Ota Digital Workplace käyttöön ammattilaisten avulla

Haluatko ottaa Digitaalisesta Workplacesta kaiken irti? Kansainvälinen Intrexx-kumppaniverkostomme tarjoaa paikan päällä tapahtuvaa opastusta sekä tuotetukea. Tämä mahdollistaa mutkattoman käyttöönoton!

verkkoasema