Qu’est-ce que la «Digital Workplace» ?

La «Digital Workplace» est un environnement numérique de travail. Les employés y trouvent toutes les informations et tous les processus dont ils ont besoin pour travailler efficacement. Ils peuvent partager leurs connaissances rapidement et facilement, et obtiennent de l’aide et de l’information de leurs collègues.


L’intégration et la collaboration sont les principes fondateurs de la «Digital Workplace» : les données de tous les systèmes implémentés (ex. ERP, CRM, BI, etc.) sont réunies sur une plateforme centrale. Cela rend non seulement l’information et les applications disponibles, mais cela favorise également la collaboration entre sites et l’échange de connaissances.


Le flux libre d’informations dans la «Digital Workplace» a des effets positifs sur la flexibilité et l’énergie innovatrice des entreprises modernes. Dans le même temps, il facilite l’engagement des employés et leur satisfaction en fournissant la bonne information aux bonnes personnes au bon moment.

Quels sont les avantages de la «Digital Workplace» ?

  • Travailler indépendamment du temps et du lieu
  • Accès simplifié et sécurisé à l’information et aux processus
  • Partage rapide et aisé des connaissances
  • Acquisition d’information et soutien des collègues
  • Plus d’attention portée aux objectifs et moins à la présence des employés
  • Tous les systèmes sur une plateforme
  • Simplifier les workflows multiples en utilisant la transformation numérique
  • Favoriser l’engagement des employés et leur satisfaction

 

La «Digital Workplace» est le lieu de travail du futur !

« La Digital Workplace permet de nouvelles façons de travailler, plus efficaces, favorise l’engagement et l’agilité des employés et exploite des styles et technologies orientées consommateur. »

Gartner, Inc.

Mobilité

La mobilité et la flexibilité sont au cœur de la «Digital Workplace». Une multitude d’employés peut (et va) réaliser le travail imparti dans des environnements dynamiques. Cela ne fait aucune différence qu’ils soient au bureau, à la maison ou en déplacement professionnel. Les employés ont même davantage leur mot à dire quant à l’équipement qui devrait être utilisé pour cela, comment et où ils fournissent leur travail. À cette fin, ils doivent être capables de travailler indépendamment du temps et du lieu, et accéder à toutes les données dont ils ont besoin. En tant que plateforme centrale, la «Digital Workplace» garantit cela.


Le travail à domicile et le principe du BYOD (Bring Your Own Device) sont déjà des approches de la «Digital Workplace». La «Digital Workplace» va néanmoins encore plus loin. Le travail quotidien devient plus facile et plus flexible. De même que la base technologique, une vision holistique du lieu de travail est importante. Les employés peuvent décider où et quand ils travaillent. Le résultat est important, et non la présence physique de l’employé. Avec un lieu de travail numérique, la satisfaction et la motivation des employés se trouvent également accentuée. Le travail s’effectue là où l’employé se sent à l’aise et productif.
Pour les entreprises, cela mène à une plus grande efficacité et leur donne un avantage dans la course aux talents les plus prometteurs.

Intégration

L’idéal de la «Digital Workplace» est d’être une plateforme centrale d’information et de travail. Pour atteindre cet objectif, il doit être possible d’intégrer des données depuis une variété de systèmes logiciels implémentés. Notre gamme de connecteurs disponibles permet de réaliser cet objectif avec un effort étonnamment modéré.


Par exemple, cela signifie que l’information d’un ERP, comme SAP, peut être intégré à l’interface web de la «Digital Workplace». Cela veut dire que l’information est disponible pour tous les utilisateurs autorisés, à tout lieu et à toute heure. Les données peuvent non seulement être consultées, mais bien sûr aussi éditées et réécrites vers ces programmes connectés. Les employés peuvent trouver toutes les fonctions à un même endroit sur l’interface utilisateur de la «Digital Workplace». Par conséquent, ils n’ont pas besoin de passer constamment d’une application spécialisée à une autre, ce qui serait un inconvénient.


Par ailleurs, les connecteurs réunissent des applications spécialisées individuelles. L’architecture de la «Digital Workplace» devient une interface entre différents programmes. Le résultat en est la haute interopérabilité de systèmes hétérogènes. La complexité de l’intégration est intelligemment cachée aux yeux des utilisateurs finaux. Ils tombent sur un environnement de travail optimal : le front end fonctionne de manière transparente et facilite l’accès à toutes les informations et à tous les processus requis.

Processus

La structure claire de la «Digital Workplace» accélère le travail. La recherche de longue haleine de documents et de fichiers requis appartient au passé. Les processus de travail sont gérés avec plus de facilité et peuvent être automatisés dans une certaine mesure.


Les processus dans l’entreprise sont opérés en fonction de workflows clairement définis. Avec cela, de nombreuses tâches peuvent être accomplies directement depuis le tableau de bord personnel des employés. Cela signifie que les processus d’approbation et les réservations peuvent être réalisés en seulement quelques clics – sans papier et rapidement. Grâce à des rappels automatiques, les tâches importantes ne seront plus oubliées. En particulier dans le domaine de l’optimisation de processus, la «Digital Workplace» fournit bien plus qu’un intranet classique.


Dans la «Digital Workplace», les processus sont gérés de façon standardisée dans l’ensemble de l’entreprise, rapidement et sans erreurs. Beaucoup de temps – et donc d’argent – peuvent être économisés, tout particulièrement avec les tâches récurrentes.

Applications

Aussi individuelle qu’une empreinte digitale
Par l’usage d’applications, la «Digital Workplace» peut être étendu et modifiée à loisir. Cela signifie que chaque entreprise peut décider individuellement quelles fonctions sont requises et les créer ensuite de façon adéquate pour le travail quotidien. Des plugins prêts à l’emploi et des applications individualisées fournissent exactement les fonctions correspondantes requises.
Les possibilités s’étendent du simple traitement des congés et des frais de déplacement jusqu’à la gestion de projets. Les applications sont reliées aux composants sociaux de la «Digital Workplace». De cette façon, les tâches peuvent être commentées directement et les employés peuvent fournir un retour sur des idées et des posts.


En utilisant des applications dans une «Digital Workplace», une plateforme personnalisée et sur mesure est développée. Chaque employé bénéficie de son propre tableau de bord personnalisé où il peut se repérer facilement et rapidement. Grâce à une gestion des utilisateurs basée sur leur rôle, chaque employé ne voit que les applications et les documents pour lesquels il a un droit de lecture et d’écriture. Par conséquent, les employés ne voient sur leur affichage personnalisé que les informations qui leur sont pertinentes. Cela améliore la sécurité, facilite l’utilisation et accroît la productivité dans une courte période de temps.

Collaboration

Le flot quotidien d’e-mails est perçu par de nombreux employés comme le plus grand problème en communication interne. A l’inverse, la «Digital Workplace» simplifie considérablement la communication interne d’une entreprise. Il a accès à des éléments de médias sociaux, tout comme les réseaux sociaux connaissent des éléments de votre vie privée. C’est la collaboration entre les membres d’équipes, les projets et les groupes dans un espace virtuel qui rend cela possible. Dans cet espace, ils peuvent partager des documents, échanger leurs connaissances et développer des solutions ensemble. Tout cela à travers les différents départements et sites.


La collaboration sociale garantit que la communication est structurée et clairement organisée – en fonction du but stratégique, ou bien entre employés (comme un intranet social) ou même entre partenaires et clients (comme un extranet social). Par exemple, les employés peuvent poser des questions auxquelles pourront répondre les experts respectifs au sein de l’entreprise. De cette façon, le fil de nouvelles est transformé en une gestion vivante de la connaissance. Les documents peuvent aussi y être partagés avec les collègues qui y sont autorisés, ce qui signifie qu’ils sont plus faciles d’accès.


Néanmoins, quand la collaboration a lieu, cet aspect de la «Digital Workplace» ne concerne pas seulement une plateforme technique. En utilisant le système, un changement dans la culture d’entreprise ne sera pas seulement requis, mais aussi facilité et promu. En tant qu’entreprise sociale, l’entreprise moderne se base sur l’établissement de réseaux, l’échange de connaissances et la promotion de l’innovation.

5 étapes vers la «Digital Workplace»

  • Etape 1Comprendre le contexte de numérisation

    Identifiez quels sont les besoins spécifiques de vos employés. Le but ici est de leur fournir le meilleur environnement numérique de travail possible. Cela vous permet de vraiment bénéficier d’une hausse d’efficacité. La phase de réflexion est le point de départ : examinez quels processus sont utiles et lesquels ont besoin d’être améliorés. Si quelque chose ne fonctionne pas de façon analogue, ce ne sera pas nécessairement mieux une fois numérisé. Le fait de numériser chaque processus ne sera donc d’aucune aide si le problème vient du processus lui-même.
  • Etape 2Le lieu de travail orienté utilisateur

    Il est important de comprendre les rôles et les fonctions des utilisateurs avant d’introduire un système. En observant et en posant des questions, il vous sera possible de tirer des conclusions sur le comportement des utilisateurs et identifier de possibles problèmes. De cette façon, vous pourrez aussi reconnaître où une amélioration serait possible et quelles informations sont en effet nécessaires.
  • Etape 3Feuille de route pour transformation numérique

    Développez une feuille de route. Elle devrait inclure les conditions budgétaires, ainsi qu’une explication de l’ensemble de l’approche. Le plan d’implémentation joue ici un rôle central : vous y définissez les étapes nécessaires pour atteindre la fin du projet. Par ailleurs, le plan devrait prendre en compte la stratégie de communication correspondante. Cela vous aidera à obtenir du management le soutien nécessaire pour le projet.
  • Etape 4Plan de projet et tests bêta

    La feuille de route est votre plan pour tester vos idées. Répondez au feedback et incorporez-le dans votre plan de projet. Dans cette étape, vous testez votre «Digital Workplace» avec un groupe de testeurs bêta ou avec un seul département spécifique pour commencer. Cela rendra les besoins spécifiques plus clairs et vous donnera l’occasion de faire des ajustements. Vous devriez aussi transmettre le feedback aux parties prenantes impliquées.
  • Etape 5Déploiement et support

    Après avoir implémenté le feedback de vos employés et avoir réglé la plateforme avec précision, vous êtes prêt à déployer la plateforme pour toute l’entreprise. Créez un plan de déploiement et de communication. Ainsi, l’introduction s’effectuera sans accroc et les employés sont heureux d’accepter la nouvelle plateforme. En particulier dans les premiers temps, il vous faudra mettre des services de support à disposition afin d’aider les utilisateurs à s’approprier la «Digital Workplace».

La «Digital Workplace» est votre centre de contrôle

La transformation numérique du monde des affaires ne cesse de progresser. Pour profiter au maximum de ses avantages, les entreprises ont besoin de solutions qu’elles peuvent implémenter avec simplicité et ajuster à leurs propres besoins de manière flexible.
La «Digital Workplace» peut être modelé avec une plateforme de développement tel qu’Intrexx. Avec ce portail, vous pouvez créer votre «Digital Workplace» plus aisément qu’avec toute autre solution. Que vous ayez besoin d’un réseau social d’entreprise ou d’un système de gestion de documents, vous choisissez les fonctions nécessaires et les faites fusionner dans le portail. Interconnectez tout autre système tiers et fournissez à chaque employé son propre tableau de bord personnalisé.

Introduisez la «Digital Workplace» avec l’aide d’un professionnel.

Vous aimeriez profiter au maximum de la «Digital Workplace» ? Le réseau mondial des partenaires Intrexx est heureux de vous soutenir avec conseil sur site et support. Cela vous garantit une implémentation sans problèmes !