Wat is de Digital Workplace?

 

De Digital Workplace is een digitale werkomgeving. Werknemers vinden er alle informatie en processen die zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen verrichten. Ze kunnen hun kennis snel en eenvoudig delen en hulp en collega’s raadplegen.

Integratie en samenwerking zijn de steunpilaren van de Digital Workplace: data van alle geïmplementeerde software (zoals ERP, CRM, BI enzovoort) wordt samengebracht op één centrale omgeving. Hierdoor zijn niet alleen informatie en applicaties beschikbaar, ook bevordert het de samenwerking en kennisdeling vanaf werkplekken op verschillende locaties.

De vrije uitwisseling van informatie in de Digital Workplace heeft positieve invloed op de flexibiliteit en innovativiteit van moderne bedrijven. Tegelijkertijd bevordert het de betrokkenheid en tevredenheid van werknemers door de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen te bezorgen.

Wat zijn de voordelen van de Digital Workplace?

 

  • Werk onafhankelijk van locatie en tijdstip
  • Eenvoudiger en veiliger toegang tot informatie en processen
  • Deel kennis snel en makkelijk
  • Raadpleeg collega’s
  • Meer focus op doelstellingen en minder op de aanwezigheid van werknemers
  • Alle software in één omgeving
  • Vereenvoudig meerdere workflows
  • Betrokken en tevreden werknemers

    De Digital Workplace is de werkomgeving van de toekomst!
"The Digital Workplace enables new, more effective ways of working, raises employee engagement and agility and exploits consumer-oriented styles and technologies."

Gartner, Inc.

Mobiliteit

Mobiliteit en flexibiliteit staan centraal in de Digital Workplace. Een groot aantal werknemers kan (en gaat) zijn werk uitvoeren in een dynamische omgeving. Het maakt daarbij niet uit of zij thuiswerken, op kantoor of in de trein tijdens een zakenreis.  Zij kunnen zelf bepalen welk apparaat zij gebruiken en hoe en waar zij hun werk doen. Dit moet onafhankelijk van tijd en locatie mogelijk zijn en en zij moeten toegang hebben tot alle data die zij nodig hebben. De Digital Workplace is een centrale omgeving en waarborgt dit.

Thuiswerken en het principe van BYOD (Bring Your Own Device) zijn al toepassingen van de Digital Workplace. Maar de Digital Workplace gaat verder. Het dagelijkse werk wordt gefaciliteerd en flexibeler. Net als een technologische basis is een holistische kijk op de werkomgeving belangrijk. De werknemer bepaalt waar en wanneer hij werkt. Het resultaat telt, niet de fysieke aanwezigheid van de werknemer. Met de Digital Workplace neemt de tevredenheid en motivatie van de werknemer toe: hij werkt waar hij zich thuisvoelt en is productiever.
Voor bedrijven betekent dit hogere efficiëntie en een voordeel bij het werven van getalenteerde werknemers.

Integratie van data

De Digital Workplace wil één centrale informatie- en werkomgeving zijn. Om dit te bereiken moet het mogelijk zijn verschillende systemen te integreren. Onze beschikbare connectors maken dit verrassend eenvoudig mogelijk.

Dit betekent bijvoorbeeld dat data van een voorraadbeheersysteem (ERP) zoals SAP, kan worden geïntegreerd in de webomgeving van de Digital Workplace. Deze informatie is dan voor alle geautoriseerde gebruikers altijd en overal beschikbaar. De data is dan niet alleen te lezen, maar ook te bewerken en te overschrijven. 

Alle functies zijn op één plek te vinden in de user interface van de Digital Workplace. Daardoor hoeven werknemers niet steeds te wisselen tussen applicaties. Verder brengen de connectors individuele gespecialiseerde applicaties samen. De inrichting van de Digital Workplace wordt een interface tussen verschillende programma’s. Het resultaat is een hoogwaardige samenwerking van heterogene systemen. De gebruikers merken niets van de complexiteit van de integratie van de systemen. Zij ervaren enkel een optimaal werkende omgeving die feilloos werkt en toegang geeft tot alle benodigde informatie en processen.

Proces-
optimalisatie

De duidelijke structuur van de Digital Workplace versnelt het werk. Langdurig zoeken naar benodigde documenten en files behoort tot het verleden. Werkprocessen kunnen makkelijker worden uitgevoerd en tot op zekere hoogte worden geautomatiseerd.

Zakelijke processen worden uitgevoerd volgens duidelijk gedefinieerde workflows. Daardoor kunnen werknemers taken uitvoeren vanuit hun eigen dashboard. Dit betekent dat goedkeuringsprocessen en reserveringen met een paar muisklikken en zonder papier snel kunnen worden bevestigd. Belangrijke taken kunnen dankzij in te stellen automatische herinneringen niet meer worden vergeten. Vooral op het gebied van procesoptimalisatie levert de Digital Workplace veel meer dan het klassieke intranet.

In de Digital Workplace worden processen binnen het hele bedrijf volgens een gestandaardiseerde manier snel en foutloos uitgevoerd. Vooral met vaak terugkerende taken kan zo veel tijd en daardoor geld worden bespaard.

Applicaties

Net zo uniek als een vingerafdruk
Bij het gebruik van applicaties kan de Digital Workplace worden uitgebreid en aangepast zoals je zelf wilt. Dit betekent dat elk bedrijf zelf kan bepalen welke functies nodig zijn en deze vervolgens op een manier inrichten die passend zijn voor het dagelijkse werk. Kant-en-klare plug-ins of individueel ontworpen applicaties bieden precies de bijbehorende noodzakelijke functies.

De mogelijkheden strekken zich uit van eenvoudige verwerking van verlofverzoeken en reiskosten tot en met projectmanagement. De applicaties zijn verbonden met de sociale componenten van de Digital Workplace. Op deze manier kan er direct worden gereageerd op op taken en kunnen medewerkers feedback geven op ideeën en berichten.

Door het gebruik van applicaties in de Digital Workplace wordt een gepersonaliseerde en individueel aanpasbare omgeving gecreëerd. Elke werknemer heeft de beschikking over zijn eigen dashboard waar hij snel en makkelijk zijn weg weet te vinden. Werknemers hebben alleen lees- en schrijfrechten voor de applicaties en documenten die horen bij hun rol. Het gevolg is dat een werknemer alleen voor hem relevante informatie tot zich krijgt. Dit verhoogt veiligheid, gebruiksgemak en productiviteit binnen een kort tijdsbestek.

Sociaal platform

De stortvloed aan dagelijkse e-mails wordt door veel werknemers gezien als het grootste probleem bij interne communicatie. De Digital Workplace maakt de interne communicatie van een bedrijf aanzienlijk eenvoudiger. Het gebruikt social media net zoals je het privé gebruikt. De samenwerking van werknemers die werken in teams, projecten en groepen in een virtuele omgeving is waar het hierbij om draait. Hier kunnen zij documenten en kennis delen en samen oplossingen bedenken. Dit allemaal afdeling- en locatie-overstijgend.

Sociale samenwerking zorgt voor gestructureerde en duidelijk georganiseerde communicatie, afhankelijk van het strategische doel, tussen werknemers (als een sociaal intranet) of zelfs tussen partners en klanten (als een sociaal extranet). Werknemers kunnen bijvoorbeeld vragen stellen die vervolgens door de respectievelijke experts binnen het bedrijf worden beantwoord. Op deze manier wordt de newsfeed omgevormd tot levend kennismanagement. Ook kunnen documenten worden gedeeld met geautoriseerde collega’s waardoor ze makkelijker te vinden en toegankelijk zijn.

Echter, dit aspect van de Digital Workplace heeft niet alleen betrekking op een technische omgeving bij samenwerking. Door het gebruik van de software is een verandering in de zakelijke cultuur niet alleen noodzakelijk maar wordt dit ook gefaciliteerd en aangemoedigd. Als een sociaal bedrijf baseert een modern bedrijf zich op het opzetten van netwerken, het uitwisselen van kennis en het stimuleren van innovatie.

In 5 stappen naar de Digital Workplace

  • Stap 1Begrijp de context voor digitalisering

    Bepaal de specifieke behoeftes van de werknemers. Het doel is om hen de best mogelijke digitale werkomgeving te bieden. Hierdoor kun je optimaal profiteren van de toegenomen efficiëntie. Begin met een goede reflectie: onderzoek welke processen nuttig zijn en welke moeten worden verbeterd. Als iets op analoge wijze niet werkt, wil het niet zeggen dat het na digitalisering wél werkt. Als het proces zelf het probleem is, heeft digitalisering geen zin.
  • Stap 2De gebruikersgerichte werkomgeving

    Het is belangrijk om vóór de introductie van een systeem de rollen en functies van de gebruikers inzichtelijk te hebben. Door te observeren en het stellen van vragen zijn conclusies te trekken over het gedrag van gebruikers en zijn mogelijke problemen te herkennen. Zo is ook te zien waar ruimte is voor verbetering en welke informatie er allemaal nodig is.
  • Stap 3Een roadmap naar de digitale omzetting

    Ontwikkel een roadmap. Deze moet budgetvoorwaarden bevatten, net als een uitleg van de volledige benadering. Centraal staat het implementatieplan. Hierin wordt de stappen beschreven om het project tot een goed einde te brengen. Ook moet het plan een bijbehorende communicatiestrategie bevatten. Dit helpt je om de benodigde ondersteuning van het management te krijgen.
  • Stap 4Projectplan en bètatests

    De roadmap is je schets om je ideeën te testen. Reageer op feedback en verwerk het in je projectplan. Tijdens deze stap test je de Digital Workplace met een groep bètatesters of één bepaalde afdeling. Hierdoor worden specifieke eisen inzichtelijk gemaakt en geeft het je de mogelijkheid om aanpassingen te doen. Feedback moet ook worden gedeeld met de stakeholders.
  • Stap 5Uitrol en ondersteuning

    Nadat je de feedback van werknemers hebt geïmplementeerd en de werkomgeving hebt gefinetuned, ben je klaar voor de uitrol in de gehele organisatie. Zorg voor een goede uitrol- en communicatieplan. Op deze manier verloopt de introductie soepel en zijn werknemers bereid de nieuwe werkomgeving te accepteren. Zeker gedurende de eerste tijd moet er voldoende ondersteuning zijn om de gebruikers vertrouwd te maken met de Digital Workplace.

De Digital Workplace is je controlecentrum

De digitale transformatie van de zakenwereld ontwikkelt zich voortdurend. Om optimaal te profiteren van de voordelen hebben bedrijven oplossingen nodig die eenvoudig zijn te implementeren én flexibel zijn aan te passen aan hun eigen behoeftes.

De Digital Workplace kan worden gemaakt met portal software zoals Intrexx. Met deze software is je Digital Workplace makkelijker te realiseren dan met enige andere software. Het maakt niet uit of je socialmediatoepassingen of een documentenmanagementsysteem nodig hebt. Jij kiest de noodzakelijke functies en voegt deze toe aan de portal. Koppel systemen van derden aan en geef je werknemers hun eigen, persoonlijke dashboard.

Voer de Digital Workplace in met hulp van een professional

Wil je het meeste halen uit de Digital Workplace? Intrexx Partners helpen je graag met advies en ondersteuning bij jou op kantoor. Dit garandeert een probleemloze implementatie!

GeONE